Termos de Uso

O acesso começa com a confirmação do email, no plano escolhido. Cadastro com email não confirmado em até 48 horas é excluído automaticamente. O pagamento é feito com cartão de crédito pelo Mercado Pago, em assinatura renovada todo mês. Quem assina durante o teste grátis só é cobrado no fim do teste.

Se uma mensalidade não for paga, você tem 5 dias de tolerância com acesso normal, e avisamos por email. Depois desses 5 dias, o acesso é pausado e a assinatura no Mercado Pago é cancelada, para que não haja novas tentativas de cobrança no seu cartão. Durante a pausa, a clínica fica em modo consulta: você pode ver e exportar os dados, inclusive prontuários, sem custo e sem precisar pagar valores em aberto, mas não pode criar ou alterar registros nem enviar mensagens. Para voltar, basta assinar de novo em Configurações > Assinatura. Na pausa não há cobrança, então não é preciso cancelar; para encerrar antes do prazo abaixo, escreva para [email protected].

Se a conta ficar 60 dias pausada sem pagamento, ela é encerrada: avisamos por email 10 dias antes, e depois do encerramento você tem 7 dias em modo somente leitura para exportar os dados, que ficam guardados por mais 30 dias e então são excluídos, como na seção 11. Pagando antes do dia 60, a conta volta ao normal.

Os valores, limites e franquias de mensagens de cada plano são os informados na página de planos, e a assinatura guarda o valor contratado. Não há reajuste automático: quem já assina só tem o valor alterado com aviso por email pelo menos 30 dias antes, com possibilidade de cancelar sem multa antes de valer, e depois de aceite expresso, como na seção 12. Redução de franquia também depende desse aceite. Pacotes de mensagens comprados à parte não vencem (reembolso na seção 11.1). Agenda extra é cobrada a partir da próxima mensalidade.

O teste grátis dura 7 dias, não pede cartão e começa quando você confirma o email. Cada email e cada CPF/CNPJ tem direito a um teste; é possível testar de novo 6 meses depois do último teste. No teste, os envios de WhatsApp têm limite menor que o dos planos pagos e pacotes de mensagens não ficam disponíveis. Ao fim do teste sem assinatura, a clínica fica em modo consulta até você assinar: dá para ver e exportar os dados, sem custo, mas não para criar ou alterar registros nem enviar mensagens. Os dados da clínica ficam guardados por 30 dias depois do fim do teste e então são excluídos.

Para evitar testes repetidos e uso indevido do reembolso, guardamos marcas de identidade, como explicado na seção 11.2 e na Política de Privacidade.

O OdontoWare é uma ferramenta. Cabe à clínica:

• Decisões clínicas: diagnósticos, tratamentos e demais decisões profissionais são da clínica e dos seus profissionais.
• Conteúdo do prontuário: o que é registrado, e se o registro está correto e completo.
• Guarda do prontuário: o prazo mínimo legal é de 20 anos a partir do último registro (Lei 13.787/2018), e o dever de guarda é da clínica e do profissional responsável. Exporte os dados antes de cancelar. Não afirmamos ter certificação NGS2: antes de dispensar prontuário em papel, confira as normas do Conselho Federal de Odontologia.
• Base legal e consentimento: ter base legal para tratar os dados dos pacientes e colher o consentimento quando ele for necessário.
• Pedidos de pacientes: responder aos pedidos dos titulares. Nós ajudamos, como no anexo de Tratamento de Dados.
• Mensagens de WhatsApp: o conteúdo dos textos que a clínica edita, sem dados clínicos desnecessários, e o respeito a quem não quer receber mensagens. Quando o paciente responde pedindo para parar, o sistema registra o pedido e interrompe os envios automáticos; pedido feito por outro canal a clínica deve registrar.
• Senhas e usuários: guardar as senhas, não compartilhar acessos e avisar-nos em caso de uso indevido.
• Equipe: criar e remover usuários, definir permissões e retirar o acesso de quem sai.
• Dados e importações: conferir dados digitados errados e o resultado de importações.
• Cópia própria: recomendamos exportar os dados periodicamente e guardar essa cópia. Isso não substitui nossos backups, mas protege a clínica em qualquer cenário.
• Normas profissionais: cumprir as regras do CRO, do CFO e o Código de Ética Odontológica, inclusive sobre publicidade e sigilo.
• Uso indevido: se o uso da clínica em desacordo com a lei ou com estes Termos gerar reclamação ou ação contra nós, a clínica responde pelos danos que causou, nos termos da lei.

Fazemos o melhor esforço para manter o sistema no ar, com a meta de 99% de disponibilidade. É uma meta, não uma garantia: o serviço não é ininterrupto e pode passar por manutenções e indisponibilidades. Falhas de fornecedores, como hospedagem, rede, Mercado Pago, envio de emails e WhatsApp, podem afetar o serviço e estão fora do nosso controle direto.

Os lembretes de WhatsApp são um apoio e podem falhar ou não chegar, por exemplo por instabilidade do WhatsApp ou número incorreto. A clínica não deve depender só deles para compromissos importantes. O suporte é prestado pelos canais de contato informados no site. Nada nesta seção limita a garantia legal nem outros direitos previstos em lei.

Na máxima extensão permitida pela lei, nossa responsabilidade total fica limitada ao valor pago pela clínica nos 12 meses anteriores ao fato. Esse limite não se aplica a dolo, culpa grave nem aos casos em que a lei não permite limitação.

Na máxima extensão permitida pela lei e nos limites acima, não respondemos, salvo quando a causa for falha nossa, por:

• mensagens enviadas a número ou email cadastrado errado;
• vírus ou falhas no equipamento ou na conexão do usuário;
• disputas entre sócios ou membros da equipe pelo acesso à conta: seguimos o responsável cadastrado, salvo ordem judicial;
• decisões administrativas tomadas com base nos dados do sistema.

Você pode cancelar em Configurações > Assinatura, sem multa e sem fidelidade (durante a pausa por falta de pagamento, veja a seção 5). O cancelamento só vale depois que o Mercado Pago confirma; até lá ele aparece como pendente, e nós acompanhamos para que nenhuma nova cobrança aconteça. Para o direito de arrependimento, vale a data em que você cancelou, como na seção 11.1.

Depois do cancelamento:

1. Você continua usando o sistema normalmente até o fim do período já pago.
2. Em seguida, por 7 dias, a clínica fica em modo somente leitura: dá para consultar e exportar os dados, mas não para criar ou alterar registros.
3. Depois disso, os dados ficam guardados por mais 30 dias, e você não usa o sistema. Nesse período, o responsável pode pedir a exportação pelo [email protected]. Entregamos em até 5 dias úteis, sem custo. Pedido feito dentro desse período impede a exclusão até a entrega.
4. A exclusão definitiva dos dados da clínica é feita por nós depois do período de guarda. Depois dela, não recuperamos os dados para a clínica. Cópias de segurança (backup) são substituídas com o tempo, como descrito na Política de Privacidade.

O cancelamento só pode ser desfeito antes do período de guarda. Depois disso, voltar significa criar uma conta nova, sem os dados anteriores.

A exportação completa é feita pelo responsável, em arquivo protegido por senha, com até 3 arquivos gerados e 1 baixado por dia. Esse limite não vale depois de pedido o encerramento.

Direito de arrependimento (art. 49 do Código de Defesa do Consumidor). Você pode desistir em até 7 dias corridos contados do dia do primeiro pagamento aprovado e receber de volta todo o valor pago, atualizado. Exemplo: pagamento aprovado no dia 10, o pedido pode ser feito até o dia 17, inclusive (horário de Brasília). Se o último dia cair em feriado, vale até o dia útil seguinte; nesse dia extra, faça o pedido pelo [email protected]. Vale a data em que você cancelou, mesmo que a confirmação do Mercado Pago chegue depois.

Como pedir. Cancele em Configurações > Assinatura. Se o cancelamento for feito dentro do prazo, o pedido de reembolso é criado, e você recebe um email de confirmação. Também é possível pedir por [email protected], inclusive em nova contratação da mesma clínica.

Resposta. Uma pessoa analisa cada pedido e responde em até 2 dias úteis. Só negamos quando há prova de uso abusivo, por exemplo repetição de assinaturas e reembolsos. A negativa vem por escrito, com o motivo, e você pode contestar com documentos. Nada aqui limita direitos previstos em lei.

Depois da aprovação. Avisamos o Mercado Pago na hora e devolvemos o valor de imediato, atualizado. O acesso pago termina, e a clínica fica 7 dias em modo somente leitura para você exportar os dados, sem custo. Depois os dados ficam guardados por 30 dias antes da exclusão, como na seção 11. Se o pedido for negado, o acesso continua até o fim do período pago.

Depois dos 7 dias. Não há reembolso proporcional de mensalidade já paga, salvo no encerramento do serviço (seção 11.3); o acesso continua até o fim do período pago.

Pacotes de mensagens. Pacote comprado nos últimos 7 dias e não usado é devolvido integralmente, a pedido pelo [email protected]. Depois disso, não vence e só é reembolsado por falha nossa: pagamento feito e não creditado, cobrança em dobro ou erro do sistema.

Cobrança indevida. É sempre devolvida, em qualquer prazo. Quando a lei determinar, a devolução é em dobro, com correção e juros. Nesse caso, seu acesso continua normalmente.

O estorno no cartão aparece em até 2 faturas, conforme o banco emissor.

Se decidirmos encerrar o OdontoWare, avisamos por email o responsável pela clínica com antecedência razoável, de pelo menos 30 dias. Durante esse período, você pode exportar os dados da clínica. Terminado o prazo, os dados são excluídos, como na seção 11.

As cobranças futuras param. O período já pago e não usado é devolvido de forma proporcional. A guarda de prontuários pelo prazo legal é obrigação da clínica. Por isso, exporte os dados antes do fim do prazo.

Papéis. Nos dados de pacientes, a clínica é a controladora, e o OdontoWare é o operador. Nos dados de conta, equipe, cobrança e marcas de identidade, o OdontoWare é o controlador.

Escopo. Tratamos os dados de pacientes que a clínica insere (cadastro, agenda, prontuário, documentos, financeiro e mensagens) apenas para prestar o serviço e conforme as instruções da clínica, dadas por estes Termos e pelo uso do sistema. Não usamos esses dados para finalidades próprias.

Segurança. Usamos controle de acesso por perfil, isolamento dos dados por clínica, criptografia em trânsito, cifragem de campos sensíveis na aplicação, registros de auditoria e cópias de segurança, com a cópia externa cifrada.

Fornecedores. A clínica autoriza o uso dos fornecedores listados na seção 5 da Política de Privacidade, que informa finalidade e país de cada um. Avisamos sobre troca relevante de fornecedor pelos meios da seção 12.

Incidentes. Se confirmarmos um incidente de segurança que afete dados da clínica, procuramos avisar o responsável por email em até 48 horas da confirmação, com o que soubermos até então, e completamos a informação depois. A comunicação à ANPD e aos pacientes sobre dados dos pacientes cabe à clínica, e nós a apoiamos com as informações que tivermos.

Pedidos de pacientes. A clínica atende os pedidos e pode exportar e anonimizar dados pelo sistema. Se um pedido chegar a nós, encaminhamos à clínica e ajudamos no atendimento.

Fim do contrato. A clínica exporta os dados nos prazos da seção 11, ou pede a exportação nos 30 dias de guarda, com entrega em até 5 dias úteis. Depois do período de guarda, excluímos os dados da clínica. Dados excluídos podem permanecer em cópias de segurança até serem substituídos, nos prazos da Política de Privacidade.